■ Outlook Express のアドレス帳の分類管理　（2005年05月20日）

　メールのアドレス帳に数10名を超えるアドレスをランダムに登録すると、送信の都度目的のアドレスを探すのは大変です。今回は、Outlook Expressのアドレス帳を分類管理する方法を調べてみましょう。3氏のメールのやり取りで説明します。

＜Ａ氏のメール＞
　Outlook Expressのアドレス帳の分類方法を教えてください。私はOutlook Expressのアドレス帳に約60名のアドレスを分類せずに、ランダムに登録しています。ですから、送信の都度目的のアドレスを探すのが大変です。そこで、グループに分けて登録することを考えました。
　アドレス帳を開き「ファイル」メニューを見ると、それらしい「新しいグループ」と「フォルダの作成」の2つが眼にとまります。まず、「新しいグループ」からグループを作成してみました。

　
　
　例えば、＜ゴルフ仲間＞のグループを作り、メールの宛先指定でその中の一人を選ぼうとするのですが、ゴルフ仲間全員が宛先になり、一人だけを選ぶことがきません。どうも「グループ」なる概念は、FAXの一斉送信のように、グループ全員にメール送信するためのもののようです。そうなのでしょうか？
もう一つ「フォルダの作成」にも挑戦してみました。例えば、＜趣味仲間＞の「フォルダ」をつくり、このフォルダを右クリックして、「新規作成」〜「新しい連絡先」から、新規アドレスを登録してみました。登録変更が大変ですが、これなら私の目的に適いそうです。この考え方は正しいでしょうか。また、ランダム登録からのアドレスの簡単な移動方法はないでしょうか。

　

＜Ｂ氏のメール＞
> Outlook Expressのアドレス帳の分類方法を教えてください。
> 私はOutlook Expressのアドレス帳に約60名のアドレスを分類せずに、
> ランダムに登録しています。ですから、送信の都度、目的のアドレスを
> 探すのが大変です。

　アドレスは名前の50音順に並びますから、60名程度ですと検索にそれほど大変ではないように思います。名前という項目をクリックすると、逆順にも揃います。
　人名には特殊な読み方がよくあります。この「50音順」とはフリガナ順ですから、アドレスのプロパティ画面の「フリガナ」ボタンで、適宜変更することもできます。また、名前の前に半角カタカナを追記します。例えば、松下さんですと「マ松下」とします。こうすれば正しく50音順に並び探し易いです。「フォルダ化」の必要はないように思われます。

> 例えば、＜ゴルフ仲間＞のグループを作り、メールの宛先指定でその中の
> 一人を選ぼうとするのですが、趣味仲間全員が宛先になり、一人だけ
> を選ぶことができません。どうも「グループ」なる概念は、FAXの一斉
> 送信のように、グループ全員に送るためのもののようです。

　その通りです。私も多くのOB会や同窓会の世話役をやっていますが、メールの一斉送信ができますから、グループ化は便利な機能です。

＜Ｃ氏のメール＞
　Ｂさんの（多分どの本にも書いていない）頭の柔らかいアイデァにはびっくりしました。一方法ですね。私もOutlook Expressのアドレス帳を開き、「新しいグループ」と「フォルダの作成」の2つをクリックしまくってみました。

> もう一つ「フォルダの作成」も挑戦してみました。例えば、＜趣味仲間＞
> の「フォルダ」をつくり、このフォルダを右クリックして、「新規作成」
> 〜「新しい連絡先」から、新規アドレスを登録してみました。
> 登録変更が大変ですが、これなら私の目的に適いそうです。

　私の使っているメーラーはBecky! ですが、あるまとまりごとにフォルダを作り、アドレスを分類管理しています。そしてフォルダの中の任意のアドレスを選択して、宛先に指定することにしています。 Outlook Expressの「フォルダの作成」の概念と同じですね。

　さて、アドレス帳の左欄のフォルダツリーの「メインユーザーの連絡先」フォルダを選択すると、右欄にはランダム登録の名前とそのアドレスの一覧が表示されます。左欄のフォルダツリーに＜趣味仲間＞のフォルダを作成した場合、右のランダム登録一覧の中の該当者名を「右」クリック→［コピー］し、左の＜趣味仲間＞のフォルダを「右」クリック→［貼り付け］→［OK］すれば、＜趣味仲間＞のフォルダに該当者の名前とアドレスが「コピー」されます。
　また、右欄のランダム登録一覧の中の該当者名を、マウスで左の＜趣味仲間＞のフォルダにドラッグすると、該当者の名前とアドレスが「移動」します。