■ メールの自動振り分け（2）−応用編　（2007年05月01日）

　迷惑メールには相変わらず悩まされます。特に、英語に限らず非日本語メール（横文字メール）が多くなりました。これらを一つずつ選択して削除するのは、面倒ですし腹も立ちます。
　今回は、Outlook Expressの非日本語メールを特定フォルダへ分別することを例に、一歩進んだメールの自動振り分け方法を学びます。

＜「新規のメールルール」画面の開き方＞
　Outlook Expressの「ローカルフォルダ」に、非日本語メールを保存するための、例えば「非日本語」フォルダを前以て作っておきましょう。メールの自動振り分けルールは、「受信トレイ」に入ったメールを、条件に照らして「非日本語」フォルダなどに移動する手順のことです。



　自動振り分けルールの設定は、「新規のメールルール」画面で行います。基本編では「受信トレイ」の振り分けしたいメールを選択して、「メッセージ」メニュー 〜「メッセージからルールを作成」から開きました。この方法では、すでに部分的な設定がされた画面が開きます。
　これに対して、この応用編では「ツール」メニューから、白紙の「新規のメールルール」画面を開いて、一から設定することにします。すなわち、「ツール」メニュー 〜「メッセージルール」〜「メール］で、「メッセージルール」画面が現れます。この「メッセージルール」画面の「新規作成」ボタンで、「新規のメールルール」画面を開き、項目1.〜4.を順次設定していきます。（ルール設定の初回は、メッセージルール画面を経由せずに開きます）

＜ルールの条件の設定＞
　非日本語メールの分別は、メール本文に日本語がある場合を分別して、「それ以外」を非日本語メールであると考えます。助詞の「は、が、の、を」の4文字、および動詞の「です、ます」のいずれかを含む文章を、日本語と定義することにします。
　そこで、項目1.ルールの条件では、本文に「非日本語」が含まれる（＝日本語が含まれない）ということで、「メッセージ本文に指定した言葉が含まれる場合」にチェックを入れます。
（下図は、ルールの条件とアクションにチェックを入れた図になっています）


　
　項目3.ルールの説明で、「メッセージ本文に指定した言葉が含まれる場合」の下線部分をクリックします。「単語の入力」の画面で、「は」を入力して「追加」、「が」を入力して「追加」・・・を繰り返し、すべての条件を入力します。「OK」で単語の入力を終わります。

　単語入力の次は「オプション」ボタンを押し、「ルール条件のオプション」画面で、条件の「真・偽」（正・逆）を選択します。ここでは、1.「メッセージが次の言葉を含まない場合」を選択して「OK」です。

＜ルールのアクションの設定＞
　次に、項目2.ルールのアクションで、「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。項目3.ルールの説明で、「指定したフォルダに移動する」の下線部分をクリックします。「移動」画面で、移動先（保存先）のフォルダ（作成済みの「非日本語」フォルダ）を選択して「OK」です。
　また、移動先のフォルダを「削除済みアイテム」にすれば、非日本語メールを自動削除することができます。この「移動」画面の「新規フォルダ」から、移動先のフォルダを作ることもできます。

＜ルールの名前＞
　項目4.ルール名で、例えば「非日本語メール」などの名前をつけます。「OK」ボタンで、再び「メッセージルール」画面が表示され、一覧に新しいルール名が追加されています。この画面で既存のルールを「変更」したり、さらに新しいルールを「新規作成」したりできます。「OK」で、すべての設定が終了します。

　以降、受信した非日本語メールは、すべて「非日本語」フォルダに移動（保存）されます。ただ、本文が「あいうえお」や、私の住む「大阪府枚方市」だけのような場合は、非日本語メールとなってしまいます。「は、が、の、を、です、ます」をメール本文に含むものを日本語と定義していますから、このようなチグハグもありますが、実用上は非日本語メールが分別されるとしていいでしょう。

＜送信メールの自動振り分け＞
　Outlook Expressの自動振り分けは、受信メールのみを対象にして作られています。送信メールの自動振り分けは、裏技でいきましょう。メール送信するとき、宛先アドレスとともに、CC:（Carbon Copy）に自分のアドレスも入力するのです。この裏技を応用すれば、よくメールをやり取りする仲間やグループごとにフォルダを作っておき、受信・送信メールともに一つのフォルダに自動振り分けすることができます。

　以下に、その設定例を示します。「新規のメールルール」の項目1.ルールの条件で、「送信者にユーザーが含まれている場合」、および「宛先にユーザーが含まれている場合」の2つにチェックします。項目3.でそれぞれの下線部分をクリックして、「ユーザーの選択」画面でユーザー（メールアドレスなど）を入力します。

　ルールの条件に2つ以上のチェックを付けると、項目3.ルールの説明で、条件が「および」（AND論理）で結ばれて表示されます。この「および」をクリックすると、下記「ルールの適用条件」画面が開きます。



　デフォルトでは「メッセージが、すべての条件を満たす場合」が選択され、AND論理になっています。「メッセージが、少なくとも1つの条件を満たす場合」を選択し「OK」して、適用条件を「または」（OR論理）に変えます。

　次に、項目2.ルールのアクションで「指定したフォルダに移動する」をチェックし、項目3.ルールの説明で下線部分をクリックして移動先フォルダを指定します。最後に、項目4.ルール名で適当な名前をつけて「OK」です。「メッセージルール」画面が表示され、「OK」をクリックしてすべての設定は終了です。
　これで、例えば「○○さん」フォルダを作っておき、受信・送信メールのやり取りのいきさつを、一つのフォルダで確認することができます。ただし、送信メールは「○○さん」フォルダの他に、従来通り「送信済みアイテム」にも保存されることになりますが・・・。

＜Becky! の例＞
　最近のメールソフトではディスクの管理と同じように、フォルダの概念を導入してツリー構造でメールを管理することができます。送受信したメールを「非日本語」「個人とのやり取り」「メーリングリスト（ML）」「メールマガジン」「広告」など大きなカテゴリに分類し、メールを効率的に管理できます。
　ただ、Outlook Expressでは自動振り分けの対象は「受信トレイ」のみで、振り分け論理も少しややこしいですね。私の使っているBecky! では、受信・送信メールともに、きわめて簡単に自動振り分けができます。私は約30個のフォルダを作り、自動振り分けをしています。下図左はその一部分で、右は「非日本語」の振り分けルールの設定画面です。