ソフトウェア
WindowsXPを前提に説明してあります
| ＜ホームページの必要な部分のみ印刷する方法＞ ホームページの印刷したい部分をドラッグ（反転表示）して選択し、「ファイル」〜「印刷」をクリック 〜「印刷」ダイアログの「選択した部分」にチェック 〜「印刷」ボタンを押します。 |
■ WORDによる「はがき宛名印刷」 （2009年01月05日）はがき宛名印刷ソフトは、筆まめ、筆ぐるめ、筆自慢、筆王、はがき職人など、多くの宛名印刷専用のソフトが巷に氾濫しています。これらの専用ソフトはパソコン上級者には便利にできている反面、パソコン初心者にとって不要な？機能が多すぎて、却って使い方を難しくしている一面があります。一方、Microsoft社の汎用ソフトWord を使って、はがきの宛名印刷をすることもできます。毎年のことながら、年末になると Word を使った年賀状の宛名印刷を教えて！ という要望が各方面から殺到します。今までは適当にゴマ化していたのですが、昨年末は私自身かなり勉強しました。 忘れないうちにと、年末にその内容をまとめてみました。WordとExcel の初級ユーザーなら、専用ソフトによる方法より容易であると思えてきました。年賀状だけでなく、暑中見舞い、催物の案内、転宅挨拶などの宛名印刷にも使えます。往復はがきにも利用できます。 ＜はがき宛名印刷ウィザード＞（Word2003で説明します） はがき宛名印刷をするには、Word のウィザードが利用できます。「ツール」メニュー 〜「はがきと差し込み印刷」〜「はがき印刷」で、下図の「宛名面／文面の選択」が現れるので、「宛名面の作成」を選択します。  「はがき宛名印刷ウィザード」が起動し、流れに沿って「次へ」ボタンで、各選択画面の■印を順次進みます。ウィザードで「宛名/差出人のフォントを指定してください」までは、特に説明は要しないでしょう。 「縦書き時の番地の書式を指定してください」では、縦書きのときの宛名と差出人の住所の半角数字を漢数字に変換するかどうか選択します。ここにチェックを入れないと、番地の数字が半角のとき横向きになるので注意しましょう。なお、全角数字の場合はこのチェックを入れても、全角数字のままで漢数字にはなりません。 「差出人情報を入力してください」では、差出人を宛名面に印刷せず文面にする場合は、「差出人を印刷する」のチェックを外します。なお、右上の「アドレス帳」ボタンはOutlook Express のアドレス帳ではなく、Microsft Outlook の連絡帳のことですので注意してください。  ＜住所録ファイルの作成＞ 「宛名の印刷に差し込み印刷機能を使用しますか？」は、少しややこしいので順を追って説明します。一般には「標準の住所録ファイルを差し込む」を選びます。住所録ファイルとして、Word・Excel・Access・Outlook の4つから選択できます。一般にはExcel が使いやすいので、ここでは「ファイルの種類」を「Microsoft Excel」にしましょう。 （注）既存の住所録ファイルを使う場合は、＜連名の差し込み＞も参照してください。  最終画面で「完了」ボタン押すと、下図のような住所録の「表の選択」画面が出ます。普通は「Sheet1$」を選択します。「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックがあること確認して「OK」ボタンを押します。このとき「マイドキュメント」に、フォルダ「My Data Sources」が作成され、その中に住所録ファイル「Address.xls」が作成されます。  一方、はがき宛名印刷ファイルは「名前を付けて保存」して、Word を一旦 閉じます。このとき仮ファイル名が「Japanese Postcard Wizard.doc」と表示されますので、いずれかの場所にそのまま保存しましょう。ここでは「マイドキュメント」の「My Data Sources」に保存することにします。 下図のように「My Data Sources」の中に、「Address.xls」と「Japanese Postcard Wizard.doc」の2つのファイルが保存されます。  さて、住所録ファイル「Address.xls」を開くと、１行目が項目名（フィールド名）で次のようになっています。 氏名、連名、敬称、会社、部署、役職、郵便番号、住所_1、住所_2、住所_3、電話番号、FAX番号、電子メール_アドレス、備考 ここで例えば、氏名、連名、郵便番号、住所_1、住所_2、電話番号 を残し他の項目は削除します。項目の「住所_3」は自動で差し込まれないなど、使い方が難しいので使わないようにしましょう。 住所録データの入力は、下図のように2行目以降に前以て作っておきます。  ＜差し込みフィールドの対応＞ その後、住所録ファイル「Address.xls」を開いたまま、先ほど保存をしておいたWord のはがき宛名印刷ファイル「Japanese Postcard Wizard.doc」を開きます。下図のようなメッセージが出ますので、そのまま「はい」をクリックします。 （参考） 下図の select * from [Sheet1$] は、Excel のワークシート「Sheet1」を、データセットに読み込むためのVisual Basic の命令文です。シート名の後のドル記号「$」は、シートの全範囲を参照することを意味します。  ここで注意すべきことがあります。それは「はがき宛名印刷ファイル」（Japanese Postcard Wizard.doc）を開く前に、「住所録ファイル」（Address.xls）を開いておくことです。そうしないと、Excel のデータベースからWord文書にデータがうまく差し込まれません。住所録ファイルのデータを追加、または変更したときも、一旦 はがき宛名印刷ファイルを閉じて再起動してください。 さて、はがき宛名印刷ファイルを開くと、同時に「はがき宛名印刷ツールバー」が表示されます。「ツール」メニュー 〜「はがきと差し込み印刷」で、「差し込み印刷ツールバーの表示」にチェックがあれば、「差し込み印刷ツールバー」も表示されます。  先に、住所録ファイル｢Address.xls」の「Sheet1」の項目名を初期値から変更しましたので、はがき宛名画面の氏名・住所などの位置がチャンと表示されません。そこで、はがき宛名印刷ツールバーの「データ」ボタンから「フィールドの一致」をクリックして、下図のような「フィールドの対応｣画面を表示させ、両ファイルのフィールドを対応させます。  具体的には、上図の例のように左列のWordの標準フィールドに対して、右列の住所録ファイルのフィールドを、ドロップダウンリストを使用して正しく対応させます。これで｢Address.xls のSheet1」と「Japanese Postcard Wizard.doc」の対応関係が完了しました。この操作は初回のみでOKです。 ここで、Excel の住所録ファイルを開いたままで、Word のはがき宛名印刷ファイルを一旦閉じて再起動します。Excel のデータが Word文書に正しく差し込まれ、下左図のように宛名面がにキレイに表示されます。 はがき宛名印刷ツールバーの「差し込んだデータの表示」ボタン（ABCの表示があるボタン）を押せば、下右図のようにデータのフィールド名が表示されます。はがき画面のどの位置に、住所録ファイルのどのデータが差し込まれたかを確認できます。   ＜フォントや住所・名前の調整＞ 上図の宛名画面において、文字の枠線をドラッグして位置調整をすることができます。任意の文字を選択して、フォントの種類・大きさを変更することもできます。宛名・住所・郵便番号などは、「テキストボックス」でできており、操作方法はWordの一般的な方法とまったく同じですから難しいことは何もありません。 はがき宛名印刷ツールバーの便利な機能として、「先頭のレコード」「前のレコード」などのレコードボタンで、宛名ごとの印字体裁を確認することができます。「レコード」とは、宛名一人分のデータをいいます。このツールバーの「レイアウト」ボタンを使えば、宛名/差出人の住所・名前のフォントの種類・大きさを一斉に変更することができます。郵便番号の微妙な位置調整をすることもできます。  ＜連名の差し込み＞ 「宛名の印刷に差し込み印刷機能を使用しますか？」画面で、「標準の住所録ファイルを差し込む」を指定すれば、宛名の「連名」はチャンと差し込まれます。ところが、既存の住所録ファイルを使いたいため「他の住所録ファイルを差し込む」を指定すると、何故か「連名」が差し込まれません。 既存の住所録ファイルを使って「連名」を差し込むようにするには、一旦「標準の住所録ファイルを差し込む」を指定して、「完了」〜「保存」までの操作をします。「マイドキュメント」の「My Data Sources」に、「Address.xls」と「Japanese Postcard Wizard.doc」ができるまでは同じです。その後、標準の住所録ファイル「Address.xls」を既存の住所録ファイルに変更して、次にフィールドの対応付けを行います。 標準の住所録ファイル「Address.xls」を既存の住所録ファイルに変更するには、はがき宛名印刷ファイルの「ツール」メニュー 〜「はがきと差し込み印刷」〜「差し込み印刷」をクリックして、作業ウィンドウ 「差し込み印刷」を表示します。  上記作業ウィンドウ「差し込み印刷」（手順3/6）で、「別のリストの選択」から既存の住所録ファイルを指定します。「別のリストの選択」が「参照」と表示されることもありますが、その場合も既存の住所録ファイルを指定します。すると「差し込み印刷の宛先」ダイアログが表示されるので、「OK」をクリックします。 次に、フィールドの対応付けを行います。その手順はすでに述べたように、「はがき宛名印刷」ツールバーの「データ」ボタンから 「フィールドの一致」をクリックして、「フィールドの対応」ダイアログで左右のフィールドを対応させます。以上の操作で、既存の住所録ファイルの「連名」が差し込まれるようになります。 ＜宛名面の印刷＞ 住所録ファイル｢Address.xls」の宛名を連続して印刷には、「はがき宛名印刷」ツールバーの「印刷」ボタンで、「すべて印刷」を選択します。続いて現れる「プリンタに指し込み」画面で、3つの場合の印刷ができます。  ここで「すべて」を選択して、何人かの特定の宛名を除いて印刷 したいときがあります。この場合は、前以て「はがき宛名印刷」ツールバーの「宛名」ボタンをクリックして表示される「差し込み印刷の宛先」画面で、該当する行（レコード）の左端のチェックボックスをオフにします。 逆に、宛先データを選んで印刷したいときは、そのデータの左端のチェックボックスにチェックをします。  ＜名簿データの分類管理＞ ここまで住所録ファイル｢Address.xls のSheet1」と、はがき宛名印刷ファイル「Japanese Postcard Wizard.doc」を対応させて、宛名を差し込み印刷する方法を説明してきました。同じように｢Address.xls のSheet2」のデータを差し込み印刷するには、はがき宛名印刷ウィザードを一から実行します。 住所録の「表の選択」画面で「Sheet2$」を選択し、はがき宛名印刷ファイル名を「Japanese Postcard Wizard2.doc」などとして、｢Address.xls のSheet2」との対応関係を確立します。｢Address.xls のSheet3」のデータに関しても同様です。 このようにして「Address.xls」 の「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」を、例えば「親戚」「会社」同窓会」のように変更して、名簿データを分類管理することができます。このとき「表の選択」画面では、それぞれ「親戚$」「会社$」同窓会$」ように表示されます。 同様に、「Japanese Postcard Wizard.doc」は「親戚.doc」、「Japanese Postcard Wizard2.doc」は「会社.doc」、「Japanese Postcard Wizard3.doc」は「同窓会.doc」などとすると分かりやすいでしょう。 ＜参考資料＞ 下記の3つのMicrosof社の資料が参考になります。 1.はがき宛名印刷ウィザード/はがき文面印刷ウィザードのトラブルシューティング 2.はがき宛名/文面作成に関係する技術情報一覧 3.住所から郵便番号、または郵便番号から住所を入力する |