新会員歓迎・懇談会(2022年2月19日) リモート会議にて実施

 コロナ禍で、昨年度は実施できずに中止としましたが、今年度は2月19日(土)に新会員(入会・転入)19名、主催者側26名、計45名が参加し、リモート会議(Zoom)にて2年ぶりに実施することができました。

 新会員の皆様には、支部活動について入会早々に理解を深めていただくための行事でしたが、昨年度は開催できない代わりに、小冊子『みなさまの横浜東・西支部』を作成し、その後も入会都度お届けしています。
 
今年度は、新会員対象者は総計で195名となります。
事前にアンケート調査した時点の162名の結果では、リモート会議参加可能という回答者が55名もおりました。
リモート会議(Zoom)で実施も可能であると判断し、実施計画を立案し推進してまいりました。

 基本は、対面での懇談会と同等のリモート会議ができないか調査し、
一部:集合しての概況・動向・活動状況説明
二部:グループに分かれての懇談会(新会員8人程度、3グループ)
で実施することにしました。
二部では、Zoom会議のブレイクアウトルーム機能を使用することにしました。
役員会でも初めての試みで心配する声もあり、支部役員が新会員になり模擬リモート会議を繰り返し実施し、スムーズに行われることを確認し臨みました。

 おかげさまでトラブルもなくスムーズに進行し、二部のグループ懇談会では、自己紹介・近況報告・質疑応答など和やかな雰囲気で進みました。
 参加者からは支部活動が理解でき、これを機会に行事にも参加したいとの声もあり、総評として好評価をいただき終了しました。
来年度は、新型コロナ感染症も収束し、本来の対面での行事になることを願うばかりです。

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①開催したリモート会議のイメージ図

②新会員歓迎・懇談会 式次第

式次第 (表示画面より)

 

③第一部 概況説明会の様子

参加者の様子 1

参加者の様子 2

 

 

④第二部 懇談会の様子

Aグルーブ懇談

Bグループ懇談

Cグループ懇談

 

⑤アンケートの実施

最後に参加者に簡単なアンケートを実致しました。

 

アンケート結果


⑥最後に

 今回の開催にあたっては、いろいろと試行錯誤して開催に至りました。

1. 多数の新会員の方にいかにスムーズに入室していただけるか
 ・グループ毎に事前試験接続をさせていただきました
   新会員、担当共同ホストの方々、ご協力ありがとうございました

2. 懇談会へのグルーブ振り分けをどう実施するか
 ・事前グループ振り分け登録できず、入室後の手動振り分けとした
 ・容易に割振りできるよう、表示名指定させてもらいました

3. 離れた複数ホスト間の情報共有をどのようにするか
 ・オンライン上の共有ファイル(スプレッドシート)も使用しました

 ・書込み情報共有することで、容易に会議管理できるようにした

4. リハーサルで想定通りには、なかなか運用できない
 ・共同ホスト間の役割分担を見直しをしました
 ・リハーサル重ね、操作運用を練習しました

 今後、リアル開催ができず、リモート開催しなければならないイベントにおいては、この経験を踏まえ、更により良い運用ができるよう、努めて行きたいと思います。

 今回は、重ねて参加皆様のご協力、本当にありがとうごさいました。

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